מהפך בניהול התשלומים הפנסיוניים וחובת דיווח והעברת תשלומים לקופות גמל החל מ 1.1.2016

 

כללי כידוע לכם חובתו של המעסיק להעביר את הכספים עבור החיסכון הפנסיוני של עובדיו, בהתאם לשיעורים המתחייבים מהוראות החוק, צווי הרחבה והסכמי העבודה האישיים, ישירות או באמצעות סוכנות הביטוח לגופים המוסדיים. המעביד מנכה את חלקו של העובד , משלים את חלקו שלו ומעביר את סך התשלום לקופת הגמל.

המצב הקיים טרם כניסתן לתוקף של התקנות

חלק מהמעסיקים העבירו את התשלומים ישירות לקופות וחלקם העבירו את התשלומים דרך סוכן הביטוח ותאריך קבלת הסכומים אצל הסוכן "נחשב" לתאריך הקבלה בידי הקופה. העברת הכספים לחשבון הנאמנות של סוכנות הביטוח נחשבת כהפקדתם בידי הגוף המוסדי, ובמידה והמעסיק העביר הפקדות אלו בהתאם ללוחות הזמנים הקבועים בחוק הגנת השכר יצא המעסיק ידי חובתו. הסוכנות סולקת את הכספים לגופים המוסדיים ומטפלת בהיזון החוזר מהגופים המוסדיים, ככל שהתקבל.

מה קובעות התקנות החדשות?

כאמור מועד התחולה של התקנות החדשות מתפרס על התקופה שבין ינואר 2015 לינואר 2016. מינואר 2015 התקנות מטילות אחריות מלאה וישירה על המעסיק בכל הקשור לתהליך קליטת העובד לקופות, העברת הכספים לחיסכון הפנסיוני של עובדיו לקופות השונות במועד שקבעו התקנות, יחד עם העברת פרטים נלווים לגופים המוסדיים שלא הועברו עד כה.

בנוסף על המעסיק לדווח בצורה מסודרת על הפסקה בהעברת כספים ושיחרור כספים, בין בנסיבות של סיום יחסי עובד-מעסיק (דיווח חד פעמי) ובין בנסיבות של הפסקת תשלומים זמנית, כגון: חל"ת, משרה חלקית וכו' (דיווח מתמשך כל עוד מתקיימים יחסי עובד-מעסיק. מינואר 2016 דורשות התקנות להעביר דיווחים אלו באמצעות קובץ דיגיטלי במבנה אחיד. (בשלב זה רק למעסיקים 10 עובדים , החל משנת 2017 לכלל המעסיקים במשק) הכולל פרטים רבים על כל עובד ועובד , כולל סוג ואמצעי התשלום (צק / אשראי / העברה בנקאית וכד') בנוסף ולהיות מוכן לקלוט קבצים שגויים ולטפל בנתונים אילו בזמן אמת טרם חלוקת הכספים לחשבונות העובדים.

במקביל נקבע כי הצטרפות לקופות יהיו בטופס אחד לכל הקופות והעובד יכול לבחור לעבוד עם כל סוכן פנסיוני שהוא בוחר ואינו חייב לעבוד על הסוכן של המעסיק. בנוסף העובד יהיה רשאי לעבור מקופה לקופה לפי שיקול דעתו.

קובץ התקנות

רשימת קופות מלאה כולל קוד משרד האוצר ואנשי קשר בכל קופה

 

הגדרה בחוק של "גורם מתפעל" –

החוק מודע לעניין כי שינוי זה מעמיס פעילות לא מעטה על המעסיק ומאפשר להסתייע בגורם מתפעל לצורך עמידה בהוראות החוק. אני מניח שגורמים מתפעלים יכול שיהיו סוכניות ביטוח / חברות ביטוח וגורמים המעניקים שירותי שכר למעסיקים (כדוגמת משרדי) – ככל הנראה, כדי לאפשר למשרדי להיות גורם מתפעל – עלי לקבל יפוי כח מכל קופה (בחתימת המעסיק) – לחילופין המעסיק יהיה "הגורם המתפעל" ישירות מול כל קופה וקופה. היות התהליך נמצא בתחילתו עדיין מוקדם לדעת לפירטי רפטים כיצד יתגבש וכיצד יוגדר התהליך כולו.

הערכות משרדי לשינוי

שינוי זה הינו שינו מהותו ומשמעותי למצב כיום –  השינוי יבוא לידי ביטוי במספר מישורים ומציב אתגרים תפעולים חדשים הן למעסיק והם למשרד:

  1. עידכון כל נתוני העסקה של העובדים רישום פרטני לכל עובד ועובד את הקופה והמסלול האישי שבו הוא נמצא.
  2. שידור קובץ דיגיטאלי ישירות ממערכת השכר לכל הקופות השונות (במקום שבו נדרש שידור דיגיטאלי כאמור)
  3. עבודה הדוקה בשלב קליטת העובד , תעוד כל שנוי בתנאי העסקה ושינויים בהפסקת הפקדות וסיום העסקה.
  4. העברת מידע שוטף ועדכני לגבי תהליך קליטת העובד (פוליסות קיימות, זכאות לאחר 6 חודשי העסקה) וסיום העסקה (טופסי 161 , שיחרור קופות וכד') .
  5. עבודה רציפה ושוטפת מול הקופות השונות של עובדי המעסיק. (טיוב נתונים / קליטת שגויים)
  6. הסכומים וההפקדות יהיו מפוזרים יותר בקופות שונות וצפוי להיות מצב של ריבוי סוכנים ומנהלי הסדרים – עובדים אף יבחרו לעבוד ישירות מול הקופות ולא באמצעות סוכן.

על מנת לקלוט עובד חדש בעסק יש להקימו במערכת השכר ולהמציא את המסמכים הבאים:

להורדת טופס הודעה לעובד על פי חוק הודעה לעובד – לחץ כאן 

ניתן להוריד  טופס 101 ריק – לחץ כאן  או לחלופין לשלוח למשרד צילום ת"ז (כולל הספח) והמשרד יחזיר אליכם טופס 101 מלא הכולל את כל הפרטים של העובד וכל הפרטים של המעביד. 

עובדים העוסקים בקבלת כספים יש להחתים על אישור עובד לרישום תקבול

במקרים שבהם העובד מועסק אצל שני מעסיקים (או יותר) חובה להעביר לנו טופס תיאום ביטוח לאומי ואישור על תיאום מס :

טופס תיאום ביטוח לאומי - אחרת יופחת ביטוח לאומי מלא !!
חובה להמציא תיאום מס  למערכת תיאום מס – רשות המיסים – מקוון – לחץ כאן    - או לגשת למס הכנסה ולבצע תיאום מס עצמאית – לנוהל והסבר על תיאום מס – לחץ כאן  – (אי המצאת תיאום מס מחייב את המעסיק להוריד  48% מס )

 

לשם ריכוז הנתונים והעברה באופן מסודר למשרד יש למלא את     ריכוז נתונים לקליטת עובד חדש – טופס למשרד  

 

 העסקת עובדים הינה בד"כ הבסיס להרחבת כל פעילות עיסקית.

במאמר זה אסקור בקצרה את הנקודות המתיחסות לגיוס עובדים ,  מאמר כללי לגיוס עובדים

בעת סיום עבודה של עובד/ת  יש לבחון את הנקודות הבאות – לפי העניין של העובד.

  • הפרשי שכר ותשלומים שונים
  • תקופת הודעה מוקדמת
  • פידיון ימי חופשה לא מנוצלים
  • תשלום יחסי של דמי הבראה
  • שחרור קופות גמל
  • שחרור קופות פנסיה / ביטוח מנהלים
  • שחרור קרנות השתלמות
  • הודעה לעובר לפי חוק על תקופת העסקה ( תאריך התחלה ותאריך סיום)
  • חבות פיצויים / השלמת פיצויים
  • מילוי טפסים שונים (161, בקשה לדמי אבטלה, הודעת תקופת העסקה וכד')

על מנת שנוכל לטפל באופן מסודר בעזיבת העובד יש למלא את הודעת מעביד על סיום עבודה

החל מ 1.1.2008 קיימת חובה לתשלום פנסיה לכל עובד במשק.

הצו מבחין בין עובד הנקלט לעבודה ויש הסדר פנסיה קיים (למשל ממעביד קודם, "הסדר פנסיוני מטיב") לבין עובד ללא פנסיה כלל.

הזכאות לפנסיה היא לאחר תקופת אכשרה מינימאלית:
בשנת 2008 – עובד שעבד לפחות 9 חודשים.
בשנת 2009 והלאה – עובד שעבד לפחות 6 חודשים.

עובד שמגיע עם פנסיה ממעביד קודם זכאי להמשך הפנסיה לאחר שלושה חודשי עבודה רטרוארקטיבית מתחילת עבודתו.

להלן טבלת ההפרשות לפי תאריך תחילת העבודה של העובד וכן הגידול בשיעור תשלומי הפנסיה עם השנים.

החל מיום

הפרשות מעביד -לתגמולים

הפרשות עובד לתגמולים

הפרשות מעביד לפיצויים

סה"כ

1.1.2008

0.833%

0.833%

0.834%

2.5%

1.1.2009

1.66%

1.66%

1.68%

5%

1.1.2010

2.5%

2.5%

2.5%

7.5%

1.1.2011

3.33%

3.33%

3.34%

10%

1.1.2012

4.16%

4.16%

4.18%

12.5%

1.1.2013

5%

5%

5%

15%

במהלך התקופה תוקן החוק וקבע שהחל משנת 2014 (1.1.2014) תועלה פנסית החובה ל 17.5% לפי החלוקה הבאה:

הפרשות מעביד לתגמולים

הפרשות עובד לתגמולים

הפרשות מעביד לפיצויים

סה"כ

1.1.2014

6%

5.5%

6%

17.5%

קישור לצו המלא באתר משרד התמ"ס:

http://www.moital.gov.il/NR/exeres/7CD66526-6C05-4678-B66D-561C0F290E46.htm