מהפך בניהול התשלומים הפנסיוניים וחובת דיווח והעברת תשלומים לקופות גמל החל מ 1.1.2016

 

כללי כידוע לכם חובתו של המעסיק להעביר את הכספים עבור החיסכון הפנסיוני של עובדיו, בהתאם לשיעורים המתחייבים מהוראות החוק, צווי הרחבה והסכמי העבודה האישיים, ישירות או באמצעות סוכנות הביטוח לגופים המוסדיים. המעביד מנכה את חלקו של העובד , משלים את חלקו שלו ומעביר את סך התשלום לקופת הגמל.

המצב הקיים טרם כניסתן לתוקף של התקנות

חלק מהמעסיקים העבירו את התשלומים ישירות לקופות וחלקם העבירו את התשלומים דרך סוכן הביטוח ותאריך קבלת הסכומים אצל הסוכן "נחשב" לתאריך הקבלה בידי הקופה. העברת הכספים לחשבון הנאמנות של סוכנות הביטוח נחשבת כהפקדתם בידי הגוף המוסדי, ובמידה והמעסיק העביר הפקדות אלו בהתאם ללוחות הזמנים הקבועים בחוק הגנת השכר יצא המעסיק ידי חובתו. הסוכנות סולקת את הכספים לגופים המוסדיים ומטפלת בהיזון החוזר מהגופים המוסדיים, ככל שהתקבל.

מה קובעות התקנות החדשות?

כאמור מועד התחולה של התקנות החדשות מתפרס על התקופה שבין ינואר 2015 לינואר 2016. מינואר 2015 התקנות מטילות אחריות מלאה וישירה על המעסיק בכל הקשור לתהליך קליטת העובד לקופות, העברת הכספים לחיסכון הפנסיוני של עובדיו לקופות השונות במועד שקבעו התקנות, יחד עם העברת פרטים נלווים לגופים המוסדיים שלא הועברו עד כה.

בנוסף על המעסיק לדווח בצורה מסודרת על הפסקה בהעברת כספים ושיחרור כספים, בין בנסיבות של סיום יחסי עובד-מעסיק (דיווח חד פעמי) ובין בנסיבות של הפסקת תשלומים זמנית, כגון: חל"ת, משרה חלקית וכו' (דיווח מתמשך כל עוד מתקיימים יחסי עובד-מעסיק. מינואר 2016 דורשות התקנות להעביר דיווחים אלו באמצעות קובץ דיגיטלי במבנה אחיד. (בשלב זה רק למעסיקים 10 עובדים , החל משנת 2017 לכלל המעסיקים במשק) הכולל פרטים רבים על כל עובד ועובד , כולל סוג ואמצעי התשלום (צק / אשראי / העברה בנקאית וכד') בנוסף ולהיות מוכן לקלוט קבצים שגויים ולטפל בנתונים אילו בזמן אמת טרם חלוקת הכספים לחשבונות העובדים.

במקביל נקבע כי הצטרפות לקופות יהיו בטופס אחד לכל הקופות והעובד יכול לבחור לעבוד עם כל סוכן פנסיוני שהוא בוחר ואינו חייב לעבוד על הסוכן של המעסיק. בנוסף העובד יהיה רשאי לעבור מקופה לקופה לפי שיקול דעתו.

קובץ התקנות

רשימת קופות מלאה כולל קוד משרד האוצר ואנשי קשר בכל קופה

 

הגדרה בחוק של "גורם מתפעל" –

החוק מודע לעניין כי שינוי זה מעמיס פעילות לא מעטה על המעסיק ומאפשר להסתייע בגורם מתפעל לצורך עמידה בהוראות החוק. אני מניח שגורמים מתפעלים יכול שיהיו סוכניות ביטוח / חברות ביטוח וגורמים המעניקים שירותי שכר למעסיקים (כדוגמת משרדי) – ככל הנראה, כדי לאפשר למשרדי להיות גורם מתפעל – עלי לקבל יפוי כח מכל קופה (בחתימת המעסיק) – לחילופין המעסיק יהיה "הגורם המתפעל" ישירות מול כל קופה וקופה. היות התהליך נמצא בתחילתו עדיין מוקדם לדעת לפירטי רפטים כיצד יתגבש וכיצד יוגדר התהליך כולו.

הערכות משרדי לשינוי

שינוי זה הינו שינו מהותו ומשמעותי למצב כיום –  השינוי יבוא לידי ביטוי במספר מישורים ומציב אתגרים תפעולים חדשים הן למעסיק והם למשרד:

  1. עידכון כל נתוני העסקה של העובדים רישום פרטני לכל עובד ועובד את הקופה והמסלול האישי שבו הוא נמצא.
  2. שידור קובץ דיגיטאלי ישירות ממערכת השכר לכל הקופות השונות (במקום שבו נדרש שידור דיגיטאלי כאמור)
  3. עבודה הדוקה בשלב קליטת העובד , תעוד כל שנוי בתנאי העסקה ושינויים בהפסקת הפקדות וסיום העסקה.
  4. העברת מידע שוטף ועדכני לגבי תהליך קליטת העובד (פוליסות קיימות, זכאות לאחר 6 חודשי העסקה) וסיום העסקה (טופסי 161 , שיחרור קופות וכד') .
  5. עבודה רציפה ושוטפת מול הקופות השונות של עובדי המעסיק. (טיוב נתונים / קליטת שגויים)
  6. הסכומים וההפקדות יהיו מפוזרים יותר בקופות שונות וצפוי להיות מצב של ריבוי סוכנים ומנהלי הסדרים – עובדים אף יבחרו לעבוד ישירות מול הקופות ולא באמצעות סוכן.

Sorry, comments for this entry are closed at this time.